Когда в организации более ста сотрудников и расположены они в разных городах и населенных пунктах, возникает необходимость обеспечения внутренней связи между ними. Ведь в деятельности любого учреждения, ответственным сотрудникам необходимо обсудить и решить множество рабочих вопросов, непосредственно касающихся выполняемых обязанностей. Помимо плановых работ, могут в срочном порядке понадобиться статистические сведения, один сотрудник должен сообщить другому о необходимости предоставления какой-либо информации. В свою очередь, этот сотрудник должен предоставить первому требуемую информацию.

Если все переговоры будут проходить по междугородней телефонной связи, они обойдутся в немаленькую сумму. Что касается мобильной сотовой связи, не все люди будут согласны звонить с личного номера на другие именно по вопросам работы. По этому руководству организации необходимо рассмотреть возможность приобретения и установки специальных программных продуктов, обеспечивающих связь между сотрудниками в режиме чата.

Такие программы очень просты в установке и эксплуатации. Нужен будет общий администратор, который осуществит первичную настройку и проинструктирует остальных сотрудников правилам работы в программном обеспечении. Особых, трудноразрешимых проблем при эксплуатации не должно быть.

Если же работа осуществляется на территории одного большого объекта, имеющего множество офисов, то возможна установка виртуальной АТС. У данного вида АТС множество преимуществ, среди которых возможность использования бесплатных сервисов: голосовая почта, конференция, переадресация и других.

Есть возможность создания общих обязательных каналов общения и индивидуальных. Первые могут подразделяться по территориальной принадлежности или по сфере деятельности. Вторые создаются в зависимости от потребности сотрудников. Два пользователи могут создать канал чата между ними и в режиме текущего времени поддерживать связь друг с другом путем переписки. Или же один пользователь может создать многопользовательский канал (с подключением нескольких лиц) и все участники будут направлять сообщения и обсуждать их между собой.

Еще одной положительной стороной является возможность вложения файла с любым расширением и отправка нужному сотруднику. Это очень удобно в отношении тех же отчетов и информаций. Например, утром пришло сообщение о необходимости предоставления отчетных данных за определенный период, их нужно отправить в течение трех часов. Подготовленная информация в формате Word выкладывается в сообщение, отправляется и тут же становится доступен для первого адресата.

В самом программном продукте фиксируются история посещений и переписок. Пользователи при желании могут очистить свои истории за определенный период. Конечно, возникают конфликтные ситуации, когда необходимо будет просмотреть переписку сотрудников по работе, для выяснения всех обстоятельств. Эта информация прояснит ситуации, даст возможность выяснить, например, в какой формулировке и в какие сроки были потребованы те или иные сведения. В этих случаях, для администратора программного продукта по общению будет доступна вся переписка, даже если она была удалена на страничке пользователя. Очищение самими пользователями своей истории общения тоже нелишняя функция, она позволяет не накапливать большой объем информации на своей странице.

Ответственные руководители, заинтересованные в оперативности работы своих сотрудников, понимают огромное значение такого программного обеспечения. Они сами могут быть активными пользователями и иметь прямой доступ к созданию любых каналов. Прямое обращение к любому подчиненному и заинтересованность в продуктивности работы будут иметь положительное значение для общего развития организации.