При оформлении человека в штат компании в трудовом договоре стороны обозначены как работодатель и сотрудник. У сотрудника нормированный рабочий день, в течение которого он должен выполнять определённые распоряжения и приказы, обозначенные руководством. Выплаты заработной платы происходят не реже двух раз в месяц и из неё оплачиваются взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС. Штатный сотрудник имеет право на социальные гарантии: оплата ежегодных отпусков, больничных, детских пособий и т.д.
При оформлении внештатного сотрудника в гражданско-правовом договоре стороны обозначены как заказчик и исполнитель (подрядчик). Исполнитель не подчиняется распорядку рабочего дня, приказам и распоряжениям, а выплаты заработной платы происходят в удобном для сторон порядке и с любой регулярностью. Сумма в налоговую удерживается с каждой выплаты за оказанные услуги, из которой взымаются взносы в ПФР и ФФОМС. Налоги с внештатных сотрудников по НДФЛ составляют: для резидентов — 13%, для нерезидентов — 30%. Социальные гарантии для внештатника не предусмотрены, а выплаты за травматизм осуществляется только если они предусмотрены договором.
Во избежание неприятностей во время проверок, в гражданско-правовом договоре не должно быть слов «работодатель» и «сотрудник», вместо этого в нем употребляются обозначения «заказчик» и «исполнитель (подрядчик)», а «зарплата» заменяется на «вознаграждение».
В таком договоре не указывается профессия. Четко и детально прописывается услуга или спектр услуг, которые заказчик ожидает получить от внештатника. Важно указать, что оплата сдельная и выплачивается после выполнения определенных услуг. Когда все необходимые услуги со стороны исполнителя выполнены, составляется двусторонний акт приема-передачи, в котором прописывается выполненный объем работ и сумма вознаграждения. Налоги с исполнителя взимаются также как и с сотрудников: для резидентов — 13%, для нерезидентов — 30%. Все взносы необходимо оплатить не позднее следующего дня после произведения выплат исполнителю. Отчетность необходимо сдавать в налоговую инспекцию. Если подрядчик является предпринимателем — он перечислит необходимые выплаты сам. В таком случае, необходимо проверить предусматривает ли договор ИП.
Оно облагается налогом, работодатель должен его удержать по форме 6-НДФЛ и передать в бюджет.
Если ранее заказчиком не заключалось гражданско-правовых договоров, то ему необходимо в течение 30 календарных дней встать на учёт в ПФР для уплаты пенсионных и медицинских взносов. Если это условие нарушено, то на заказчика будет наложен штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей, в зависимости от срока просрочки.
В пенсионный фонд расчёт сдаётся по форме РСВ-1, а в фонд социального страхования — 4-ФСС.